We maken onderscheid in de AOC-codering voor de groep Medische apparatuur en gebouw, installaties & inrichting en de groep AOC-codering voor Medische hulpmiddelen.
De AOC-codering is een classificatiecode die oorspronkelijk door het toenmalige Nederlands Ziekenhuis Instituut is opgezet. Via diverse bedrijven is de code in 2001 overgenomen door GebouwenManagement Gezondheidszorg en sinds 2025 door Intrakoop. Er is bewust gekozen voor de AOC-codes die gebruikt worden voor het objectbeheer. Intrakoop beheert de objectcodes en abonnementhouders kunnen de actuele codes downloaden of synchroniseren en via het webportaal een verzoek doen om een nieuwe code aan te maken of vragen te stellen over de interpretatie van een bestaande code.
Er is gebruik gemaakt van functionele criteria voor de indeling van de inventaris. Hierbij zijn eigen criteria voor een zo eenduidig mogelijke indeling ontwikkeld en kon niet (helemaal) worden aangesloten bij het traditionele functiebegrip, waarbij een directe relatie wordt gelegd tussen de functies van een ziekenhuis en de daar aanwezige specialismen. De reden hiervan is dat inventarisgoederen, zowel medische als niet-medische, vaak multifunctioneel zijn, en met andere woorden voor verschillende specialismen kunnen worden gebruikt.
Er is gekozen voor een indeling in vier hiërarchische niveaus. Per niveau worden coderingen bestaande uit twee cijfers toegekend, zodat de complete code uit acht cijfers bestaat:
XX.XX.XX.XX volledige AOC-code
XX.OO.OO.OO hoofdgroepaanduiding
OO.XX.OO.OO groepaanduiding
OO.OO.XX.OO objectaanduiding
OO.OO.OO.XX identificatie-aanduiding (deze wordt niet ingedeeld door Intrakoop maar desgewenst door de instelling zelf)
Duurzame goederen zijn goederen die niet binnen een jaar verbruikt worden waardoor het volgen van de levenscyclus van het object waardevol is voor de bedrijfsvoering.
Een tweede grove indeling is een administratieve indeling op basis van een gebruikelijke activa registratie:
a. gebouwen/terreinen;
b. installaties;
c. inventaris (medische en overige inventaris).
Intrakoop streeft zoveel mogelijk naar eenduidigheid van de classificatie. Daarom worden alle mutaties centraal beheerd. Gewenste aanpassingen en aanvullingen kun je aanvragen via het webportaal. Je krijgt binnen 14 dagen een advies.
Dit bleek bij het opstellen van de oorspronkelijke classificatie regelmatig voor te komen. Gekozen was voor een opzet, waarin in de classificatie bij de code voor het artikel of object een veel voorkomende naam als ‘voorkeursnaam’ is opgenomen. In de bijbehorende alfabetische index van alle artikelen zijn ook de synoniemen opgenomen, die dezelfde codering als de voorkeursnaam hebben gekregen. De synoniemen waren herkenbaar aan een asterisk (*) achter de code. Nu is de benaming wel eenduidig en alle synoniemen zijn verwijderd.
Het primaire doel van de classificatie is om een logisch handvat te bieden voor het onderscheiden van functioneel verwante groepen en soorten objecten. Het kan voorkomen dat er van een object meerdere exemplaren aanwezig zijn, al dan niet van een verschillend merk en mogelijk op verschillende plaatsen in een instelling.
Daarvoor zijn de laatste twee posities opgenomen in de codering. Op instellingsniveau kan hieraan, bij gebleken behoefte, invulling worden gegeven ten behoeve van de identificatie. In deze versie van de AOC-codering tref je steeds twee nullen aan op deze plaats. In grotere instellingen is het raadzaam om deze door drie of meer posities te vervangen, omdat in de praktijk blijkt dat 99 codes voor sommige objecten te weinig is.
Omdat de laatste twee posities alleen op instellingsniveau worden gebruikt voor de identificatie van een object, is de keus vrij voor iedere instelling en ontstaat er geen probleem met het vergelijkingsmateriaal zoals Intrakoop dat aanbiedt. Het verdient dus aanbeveling om, wanneer je bijvoorbeeld een registratie van inventaris wilt opzetten, ieder object van een gecombineerde code te voorzien.
Het beheer van de AOC-codering is voor medische hulpmiddelen intensiever dan voor medische apparatuur, omdat de mutaties elkaar sneller opvolgen. Dit betekent dat er een forum moet zijn dat deze hoeveelheid mutaties ook kan verwerken.
In 2001 is gestart met een forum voor de classificaties met uitzondering van de medische hulpmiddelen. Sinds 1 juli 2021 is in samenwerking met LNAG een expertiseteam met zorgprofessionals samengesteld en is de codering voor medische hulpmiddelen geactualiseerd. De AOC-classificaties worden beheerd door Intrakoop en Expert Medical Devices Bouwman.
Er is gebruik gemaakt van functionele criteria voor de indeling van de medische hulpmiddelen. Hierbij zijn eigen criteria voor een zo eenduidig mogelijke indeling ontwikkeld. Er kon niet helemaal worden aangesloten bij het traditionele functiebegrip, waarbij een directe relatie wordt gelegd tussen de functies van een ziekenhuis en de daar aanwezige specialismen. De reden hiervan is dat verbruiksgoederen, zowel medische als niet-medische, vaak multifunctioneel zijn, met andere woorden ten behoeve van verschillende specialismen kunnen worden gebruikt.
Er is gekozen voor een indeling in vier hiërarchische niveaus. Per niveau worden coderingen bestaande uit twee cijfers toegekend, zodat de complete code uit acht cijfers bestaat:
XX.XX.XX.XX volledige AOC-code
XX.OO.OO.OO hoofdgroepaanduiding
OO.XX.OO.OO groepaanduiding
OO.OO.XX.OO objectaanduiding
OO.OO.OO.XX artikelaanduiding
Medische hulpmiddelen zijn goederen die binnen een jaar verbruikt worden. Intrakoop streeft zoveel mogelijk naar eenduidigheid van de classificatie. Daarom worden alle mutaties centraal beheerd.
Met een abonnement (aan te vragen via ons aanvraagformulier) krijg je toegang tot de online omgeving om aanpassingen of aanvullingen aan te vragen en is de geactualiseerde AOC-codering altijd in te zien.
Gekozen is voor een opzet, waarbij in de classificatie bij de code voor het artikel of object een veel voorkomende naam als ‘voorkeursnaam’ is opgenomen. Het primaire doel van de classificatie is om een logisch handvat te bieden voor het onderscheiden van functioneel verwante groepen en soorten objecten. Het kan voorkomen dat er van een object meerdere exemplaren, al dan niet van een verschillend merk en mogelijk op verschillende plaatsen in een instelling, aanwezig zijn.